Craft PodiumЧеловек решает записаться в тот момент, когда вспомнил о деле: в одиннадцать вечера, в воскресенье, в очереди к другому врачу. Если в этот момент можно только позвонить, часть клиентов откладывает запись и потом её не делает. Онлайн-запись нужна, чтобы заявку можно было оставить сразу. Способов несколько, и выбор между ними зависит не от моды, а от того, как у вас устроен приём.
Три способа принимать запись
Готовый сервис записи. Это отдельная система, в которой вы ведёте расписание мастеров или кабинетов, а клиент выбирает свободное время. Например, YCLIENTS предлагает разместить онлайн-запись на своём сайте и на 15 партнёрских площадках, в том числе во «ВКонтакте», на Яндекс Картах и в 2ГИС, и даёт 7 дней бесплатного пробного периода. У Google Календаря есть расписание встреч: страница, на которой клиент видит ваши свободные окна и бронирует одно из них. Там можно настроить до пяти напоминаний, а часть функций доступна только с подпиской Google Workspace или Google One.
Сильная сторона готового сервиса в том, что расписание уже живое: занятое время пропадает из списка само, двух клиентов на одно окно система не запишет. Слабая сторона в том, что вы подстраиваетесь под логику сервиса. Если ваши правила в неё не укладываются, придётся либо менять правила, либо обходиться без части возможностей. И сервис платный по подписке, пока вы им пользуетесь.
Форма на сайте. Клиент заполняет несколько полей, заявка уходит вам, вы подтверждаете время сами. Это самый простой вариант, и его часто недооценивают. На демо-страницах, которые мы собрали для разных ниш, видно, как мало полей на самом деле нужно. В фитнес-студии для пробного занятия достаточно имени, почты, выбранного направления и удобного дня. Бизнесы на этих страницах вымышленные, это примеры для показа. Минус формы в том, что она не знает о вашем расписании: клиент пишет «в среду», а свободно ли в среду, решает уже администратор.
Бот в Telegram. Бот задаёт те же вопросы, что и форма, только по одному, в переписке. Клиенту не нужно открывать сайт, а вам удобно получать уведомления туда же, где вы и так переписываетесь с клиентами. Бот может показать свободные окна, если ему есть откуда их взять, или просто собрать заявку, как форма. Мы делаем ботов под конкретную задачу, подробнее на странице услуги.
Правила записи решаются до выбора инструмента
Какой бы способ вы ни выбрали, ему нужны ваши правила. Их стоит записать на одной странице до разговора с подрядчиком или до настройки сервиса.
За сколько можно записаться. В демо фитнес-студии базовый абонемент бронирует занятие за 48 часов, премиальный за 7 дней, а без записи пускают, если есть место. Три строки, но каждая меняет то, какие окна видит клиент.
Есть ли срочные окна. В демо стоматологии клиника каждый день держит время под экстренный приём в тот же день. Если у вас так же, это время нельзя отдавать обычной записи, иначе срочному пациенту будет некуда встать.
Сколько мест в одном окне. Стол на четверых, группа на двенадцать человек, поток на восемь студентов, как в демо школы. Когда места кончились, запись должна закрываться, а не принимать девятого.
Что получает клиент после заявки. Подтверждение сразу, письмо позже, звонок администратора? Клиент должен понимать, записан он уже или только оставил просьбу. Это два разных состояния, и путать их нельзя.
Как отменить и перенести. Если отменить можно только звонком, многие просто не придут. Решите, за какое время до визита отмена ещё бесплатна и куда клиент нажимает, чтобы освободить окно.
Куда приходит заявка. В общий чат, конкретному мастеру, в таблицу. И кто отвечает, если заявка пришла в выходной.
Что выбрать
Если у вас несколько мастеров с плотным расписанием и вы готовы вести его в одной системе, начинать стоит с готового сервиса записи. Он закрывает накладки по времени лучше, чем любая самодельная форма.
Если записей немного и вы всё равно подтверждаете каждую лично, хватит формы на сайте. Она дешёвая, понятная клиенту и не требует подписки.
Бот имеет смысл, когда клиенты и так пишут вам в Telegram, когда запись идёт по нестандартным правилам, которые не ложатся в готовый сервис, или когда кроме записи нужно отвечать на вопросы: что взять с собой, как проехать, сколько стоит услуга. Сколько это стоит и из чего складывается цена, мы разобрали в отдельной статье.
Эти варианты не исключают друг друга. Бот может принимать заявку и передавать её в тот же календарь, а форма на сайте может отправлять заявку в бот администратору.
Что спросить у подрядчика
1. Откуда бот или форма берёт свободное время: из вашего календаря, из сервиса записи или из списка, который вы правите руками? 2. Что произойдёт, если два клиента выберут одно окно почти одновременно? 3. Как клиент отменяет или переносит запись и узнаёт ли об этом администратор? 4. Будет ли напоминание клиенту перед визитом и когда оно уходит? 5. Где хранятся заявки и кто из ваших сотрудников их видит? 6. Кому принадлежат бот, таблица и доступы после сдачи работы?
Ответы на эти вопросы показывают объём работы точнее, чем итоговая цифра в смете. Если хотите разобрать свой случай, напишите нам на странице услуги, ответим в течение суток.