Craft PodiumПод запросом «бот для записи клиентов» обычно стоит простое желание: чтобы человек мог записаться в тот момент, когда ему удобно, а администратор узнал об этом сразу и без звонка. Дальше начинаются детали, и именно они решают, будет ли бот работать или превратится в ещё один чат, который нужно читать. У нас есть живой демо-бот записи на примере выдуманного салона: @cp_demo_booking_bot. На нём и разберём, из чего состоит такой бот, что он делает сам, а где останавливается.
Что происходит, когда клиент нажимает «Записаться»
Бот ведёт человека по пяти шагам: сначала услуга и мастер, потом день и время, в конце имя с контактом. На каждом шаге показываются только те варианты, которые имеют смысл. Мастер, который не делает окрашивание, не появится после выбора окрашивания. День, в котором не осталось свободного времени, не появится в списке дней. Прошедшее время не предлагается, а если клиент нажал кнопку из старого сообщения, бот отвечает, что это время уже прошло.
Длительность услуги бот учитывает сам. В демо рабочий день идёт с десяти утра до восьми вечера и разбит на окна по полчаса. Часовая стрижка забирает два соседних окна, двухчасовое окрашивание четыре. Клиенту показываются только те окна, где рядом хватает места. Администратору не нужно вручную следить, чтобы двухчасовая услуга не встала за полчаса до закрытия.
После контакта два варианта. У мастера без предоплаты запись подтверждается сразу, клиент получает карточку с кнопками «Отменить» и «Перенести». У мастера с предоплатой приходит счёт, и запись подтверждается после оплаты. Какой вариант у какого мастера, решает администратор одной командой.
Откуда бот берёт свободное время
Вариантов три.
Первый: расписание живёт в самом боте. Так сделано в демо. Сетка ячеек создаётся на две недели вперёд, администратор может закрыть любое время командой, а занятые ячейки пропадают из выбора сами. Для салона с несколькими мастерами и понятными часами работы этого достаточно, и ничего внешнего подключать не нужно.
Второй: расписание уже ведётся в стороннем сервисе онлайн-записи, и бот должен брать окна оттуда. Это отдельная работа: у сервиса должен быть доступ по API, а бот должен и читать окна, и записывать в них, иначе через час после запуска данные разойдутся. Таких подключений мы пока не делали и в демо их нет; если у вас именно этот случай, скажите об этом до оценки, а не после.
Третий: окна правит человек. Бот собирает заявку с пожеланием по времени, а администратор подтверждает её сам. Это уже не запись, а форма в переписке, и для многих небольших бизнесов этого хватает. Чем такой вариант отличается от сервиса записи и обычной формы на сайте, мы разбирали в статье про онлайн-запись.
Как бот не продаёт одно время двум людям
Между выбором времени и оплатой проходит несколько минут, и в это время окно нельзя ни считать занятым, ни отдавать другим. В демо выбранные ячейки удерживаются на 15 минут, пока счёт открыт. Если оплаты нет, удержание снимается, ячейки возвращаются в свободные, а незавершённая запись отменяется.
Захват ячеек сделан одной условной операцией в базе: они переходят в состояние «удержана» только при условии, что всё ещё свободны. Если два клиента нажали на одно время в одну секунду, успех будет ровно у одного, второй увидит, что время ушло, и выберет другое. На этот случай есть отдельный тест, и он остаётся в проекте после сдачи. Подробно, что бывает, когда деньги пришли, а записи уже нет, и как бот ведёт себя в этой ситуации, написано в статье про предоплату в боте записи.
Напоминания, отмена и перенос
Клиент получает два напоминания: первое за 24 часа до визита, второе за 2 часа. Время каждого напоминания записано в базе, а не живёт в памяти процесса: если бот перезапустили, он находит просроченные напоминания и досылает их, а флаг «отправлено» защищает от повторов. Отмена записи снимает её напоминания.
Отменить или перенести запись клиент может из той же карточки, в демо для этого есть 12 часов до начала визита, и этот срок меняется в настройках. После отмены время сразу снова доступно другим, без участия администратора. Позже срока бот отказывает, и окно остаётся за салоном: это защита мастера от пустого кресла, и она должна быть заранее написана в ваших правилах, а не придумана подрядчиком.
Что получает администратор
Каждая новая запись приходит сообщением в Telegram. Кроме уведомлений в демо есть пять команд: показать день целиком, записать позвонившего клиента руками без оплаты, закрыть окно, выгрузка записей за период в CSV и переключатели предоплаты по мастерам. Отдельного кабинета и сайта нет, всё внутри Telegram.
Для первых недель этого хватает. У работающего салона список команд обычно растёт: кто-то хочет видеть выручку по мастеру, кто-то хочет подтверждать записи вручную. Такие доработки нормальны, и их лучше заказывать после первого месяца, когда понятно, чего именно не хватает.
Кому подойдёт такой бот
Любому бизнесу, где клиент выбирает специалиста и время: парикмахерским и барбершопам, маникюрным студиям, массажным кабинетам, репетиторам и небольшим учебным центрам, автошколам с записью на вождение. В демо услуги салонные, стрижка, окрашивание и маникюр, но услуги, мастера и цены лежат в одном файле, а часы работы и шаг сетки в настройках. Заменить салон на автошколу с инструкторами и часовыми занятиями можно без правки кода.
Для автошкол, студий и учебных центров мы такого бота пока не запускали, поэтому пишем как о том, что умеет демо, а не как о готовом кейсе.
Чего бот не делает
- Одна услуга на одну запись. Стрижка и окрашивание подряд оформляются двумя записями.
- Возврат предоплаты вручную. Бот фиксирует платёж, пишет клиенту и администраторам, что нужен возврат, а сами деньги возвращаете вы в кабинете платёжного провайдера.
- Только Telegram. Сайта, формы и личного кабинета нет. Бота записи для МАКС мы не делали; если нужен именно он, это отдельная оценка.
- Нет связи со сторонними сервисами записи, календарями и CRM. Это отдельная задача со своей ценой.
Сколько стоит и сколько занимает
Бот записи с уведомлениями, напоминаниями и командами администратора делается как Telegram-бот под ключ: от 25 000 ₽, срок от 10 дней. В цену входят сценарий по вашему процессу, хранение заявок, выгрузка в таблицу, размещение на сервере и две недели правок по ошибкам после запуска.
Если бот должен ещё и отвечать на вопросы клиентов по прайсу, акциям и правилам салона, это уже бот с ИИ, от 40 000 ₽, две недели и больше. Из чего вообще складывается цена бота и за что подрядчики берут деньги сверх названной суммы, разобрали в статье про стоимость Telegram-бота.
Что подготовить до старта
Бот записи стоит на ваших правилах, и их лучше собрать на одной странице до первого разговора:
- услуги с длительностью и ценой;
- мастера и кто какие услуги делает;
- часы работы и шаг расписания;
- у кого из мастеров предоплата и какая доля;
- срок бесплатной отмены и переноса;
- что бот говорит клиенту сразу после записи и кто из сотрудников получает уведомления.
С этими ответами запуск занимает от десяти дней. Без них половина срока уходит на то, чтобы выяснить их по ходу, и это самая частая причина, по которой бот сдаётся позже обещанного.